L’archivage se faisait seulement sous format papier auparavant. Même s’il est toujours possible de procéder de cette manière, la digitalisation a changé la donne. Quels sont les avantages des deux méthodes mais aussi les inconvénients afin de faire le meilleur choix si l’on se pose encore la question ? Nous faisons le point à ce sujet.
Fiches de paie : ce qu’il faut retenir au moment de leur archivage
Il est certain que les chefs d’entreprise dont la structure existe depuis plusieurs années ou décennies ont l’habitude des archives papier. Il est difficile de rompre avec des gestes que l’on a ainsi répétés pendant aussi longtemps. Le fait d’avoir les documents à portée de main peut sembler la bonne chose à faire. Encore faut-il avoir tout de suite mis en place une politique d’archivage et dédier un moment au récolement ; soit le fait de faire un état des lieux des documents pour voir s’ils ont encore une validité. En fonction de la nature de ces derniers, cette durée peut varier et certains n’ont aucune valeur juridique en cas de litige. Cela ne signifie pourtant pas qu’il faille les jeter ; ce qui peut poser problème quand on ne s’attarde pas à s’intéresser à la question.
En outre, la matière papier est fragile et peut ne pas être conservée dans les bonnes conditions. Si le taux d’hygrométrie de la pièce est trop important ou si des insectes ou des rongeurs peuvent y entrer, il sera impossible bientôt de déchiffrer ce qui figure sur ces papiers. Laissés en plein soleil, les inscriptions des fiches de paie vont également disparaitre si les papiers ne sont pas rangés dans des boites ou des classeurs. Il est évident que le papier va disparaitre également en cas d’incendie de la structure ou de dégât des eaux. En outre, ce genre de salle n’est quasiment jamais fermée à clé, ce qui suppose qu’un collaborateur peut tout à fait avoir accès à certaines données y compris personnelles concernant d’autres salariés ; ce qui est très préjudiciable.
Les points forts de l’archivage numérique
Il existe cependant une solution avec l’archivage numérique. Cela consiste en le fait de numériser chaque document pour le garder dans un espace dématérialisé comme un cloud. En fonction d’un certain niveau d’accréditation ou si cela concerne les fiches de paie, le contrat d’embauche, chaque salarié peut avoir accès à des documents qui sont indispensables pour qu’il effectue sa tâche ou encore ceux qui le concernent, sans pouvoir consulter les autres. Pour mettre en place un tel système, il est certain qu’il faut faire appel à une entreprise d’archivage qui connait les durées de conservation de tous les documents professionnels, peut ainsi les trier, supprimer ceux qui sont obsolètes et se chargera de trouver en accord avec le chef d’entreprise la meilleure politique d’archivage.
Des formations peuvent être faites auprès des collaborateurs pour comprendre le bien-fondé de cette démarche et comment continuer par la suite. Ils apprécieront certainement de pouvoir accéder à ce qui les concerne sans que leurs données personnelles puissent être dévoilées et en étant certains de se rendre sur un espace sécurisé. D’autres prestations peuvent ainsi être demandées à ces structures spécialisées pour répondre à la loi sur la transition numérique tout en gagnant en productivité comme le fait de pouvoir leur confier, à terme, les documents papier si on souhaite les conserver (ce qui est toujours recommandé). Elles se chargent alors de les mettre dans des espaces où toutes les conditions sont réunies pour une excellente conservation, tout en permettant aux entrepreneurs d’accéder à leur contenu, notamment par le biais d’envoi numérique.